นาทีของการประชุม: โครงสร้างและเนื้อหา

2024 ผู้เขียน: Henry Conors | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-02-12 13:45

รายงานการประชุมเป็นเอกสารที่สะท้อนถึงการตัดสินใจที่สำคัญทั้งหมดของงานนี้ การร่างที่ไม่ถูกต้องทั้งในความหมายและในการดำเนินการอาจทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมโต้แย้งได้ นอกจากนี้ยังมีอันตรายที่อาจเกิดขึ้นจากการตัดสินใจด้านการจัดการที่ไม่ถูกต้องหากรายงานการประชุมการผลิตมีข้อมูลที่บิดเบี้ยว ชุดคำแนะนำง่ายๆ จะช่วยให้คุณจัดเรียงได้อย่างถูกต้อง

ข้อความในเอกสารนี้มักจะประกอบด้วยสองส่วน: เกริ่นนำและหลัก รายงานการประชุม (ครึ่งแรก) ประกอบด้วยคำอธิบายของพารามิเตอร์หลักของเหตุการณ์: ตำแหน่งชื่อเต็ม สมาชิก ประธาน และเลขานุการ เมื่อคนใดคนหนึ่งในปัจจุบันมีสถานะพิเศษ (ได้รับเชิญ ผู้เชี่ยวชาญ ผู้สังเกตการณ์ ฯลฯ) สิ่งนี้จะระบุไว้ในเอกสารด้วย หากมีผู้เข้าร่วมประชุมหลายคน รายงานการประชุมอาจมีข้อมูลเกี่ยวกับแผ่นงานแยกต่างหากซึ่งเป็นภาคผนวกที่แยกออกไม่ได้ของเอกสาร ส่วนเกริ่นนำปิดท้ายวาระซึ่งมีรายการประเด็นที่อยู่ระหว่างการพิจารณา ขอแนะนำให้จัดลำดับความสำคัญ แต่อาจมีปัจจัยอื่น ๆ ที่ส่งผลต่อสถานที่ในรายการคำถาม ตัวอย่างเช่น โครงสร้างของระเบียบวาระการประชุมอาจขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์เชิงตรรกะของปัญหาบางส่วนหรือการจ้างงานของบุคคลที่เข้าร่วมในเหตุการณ์ เอกสารถูกวาดขึ้นบนหัวจดหมายขององค์กร (แผนก) จะต้องระบุเมื่อมีการประชุม

รายงานการประชุมภาคหลักต้องตรงกับส่วนเกริ่นนำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายการควรจะเป็นไปในลำดับเดียวกับในระเบียบวาระการประชุม อัลกอริทึมในการสร้างข้อความที่บันทึกข้อมูลในแต่ละวาระมีดังนี้ "ฟัง" "พูด" "ตัดสินใจ" กฎหลักในการเขียนส่วนนี้ของโปรโตคอลคือไม่ควรเปลี่ยนเป็นการถอดเสียง

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง อนุวรรค "ฟัง" อธิบายว่าใครเป็นผู้บรรยายในประเด็นนี้ และเขาเสนออะไรเมื่อจบสุนทรพจน์ ตามที่วิทยากรระบุด้วยว่าใครเป็นผู้เสนอสิ่งที่เขาเสนอ การตัดสินใจแก้ไขตำแหน่งสุดท้ายของผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่ หากเป็นลูกบุญธรรมโดยการลงคะแนน ก็จะระบุว่ามีคนกี่คนที่คัดค้าน และจำนวนผู้ที่งดออกเสียง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความสำคัญของปัญหาที่กล่าวถึง ชื่อเต็มอาจแสดงอยู่ คนที่ได้รับตำแหน่งอย่างใดอย่างหนึ่ง

เลขานุการเป็นผู้จัดทำรายงานการประชุม เอกสารนั้นลงนามโดยผู้บริหารและประธานการประชุม แหล่งที่มาของข้อมูลสำหรับการรวบรวมคือฉบับร่างที่เขียนด้วยลายมือ การบันทึกโดยใช้เครื่องบันทึกเสียง การถอดเสียง หากการแก้ปัญหาที่ระบุในระหว่างการประชุมต้องใช้อำนาจของเจ้าหน้าที่ระดับสูงซึ่งไม่ได้มีส่วนร่วมในการประชุม อาจให้ความเห็นชอบการตัดสินใจของหัวหน้าคนนี้เพิ่มเติมได้ โปรโตคอลที่ลงนามและลงทะเบียนสามารถส่งเป็นเอกสารฉบับเดียวหรือเป็นเอกสารแยกไปยังเจ้าหน้าที่ที่มีคำถามเพียงบางส่วนเท่านั้น