การจัดการเอกสารเป็นลิงค์สำคัญในงานสำนักงาน

2024 ผู้เขียน: Henry Conors | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-02-12 13:46

เวิร์กโฟลว์เป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นกฎโดยที่โซลูชันที่ลงนามได้รับการส่งเสริมภายในองค์กรหรือสถาบันตั้งแต่ได้รับไปยังที่เก็บข้อมูลถาวร พื้นฐานของแนวคิดนี้คือการรับเอกสาร การพิจารณา การโอนไปยังหน่วยงานบริหาร มาตรการขององค์กรในการดำเนินการ การรับรอง การดำเนินการ การจัดเก็บ

นี่คือกระบวนการที่คำนึงถึงอินสแตนซ์ของการเคลื่อนไหวของเอกสารพร้อมกับความเร็วในการเคลื่อนที่ผ่านอินสแตนซ์เหล่านี้ โฟลว์เอกสารเป็นกระบวนการที่ต้องสัมพันธ์กับกิจกรรมข้อมูลของเครื่องมือในการดูแล โดยมีการบันทึกการตัดสินใจของแต่ละคน การจัดเก็บเอกสารที่ได้รับใหม่

ข้อบกพร่องจำนวนมากในกิจกรรมของอุปกรณ์การบริหารจำนวนมากเชื่อมโยงอย่างแม่นยำกับองค์กรที่ไม่ดีของการเคลื่อนย้ายเอกสาร ตัวอย่างเช่น กระบวนการหมุนเวียนเอกสารการตัดสินใจของฝ่ายบริหารควรมีสามองค์ประกอบที่จำเป็น:

• การสนับสนุนข้อมูลสำหรับการตัดสินใจ (ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่เชื่อถือได้ยืนยันความถูกต้องของคำตัดสิน);
• จัดทำเอกสารประกอบการตัดสินใจเอง (เอกสารข้อบังคับ);
• ควบคุมการใช้งาน (ซึ่งรวมถึงการจัดระเบียบงานที่เสนอ วิธีการทำงานให้เสร็จ การปฏิบัติตามเงื่อนไขและกำหนดเวลา)

ดังที่เห็นได้จากตัวอย่างข้างต้น เวิร์กโฟลว์คือการรวบรวมข้อมูลบนพื้นฐานของการตัดสินใจด้านการบริหาร การเตรียมการตัดสินใจเอง รวมทั้ง แก้ไข ประสานงาน ร่างขึ้นเพื่ออนุมัติ ขั้นตอนข้างต้นทั้งหมดต้องการการเคลื่อนไหวของเอกสาร ไม่เพียงแต่ระหว่างแผนกโครงสร้างขององค์กร แต่ยังรวมถึงระหว่างนักแสดง ตั้งแต่ช่างเทคนิค ผู้เชี่ยวชาญ ไปจนถึงผู้จัดการ ข้อสรุปจากตัวอย่างนี้เป็นดังนี้: ยิ่งความเร็วในการเคลื่อนย้ายเอกสารสูงเท่าไร คุณภาพของการดำเนินการในแต่ละขั้นตอนก็จะยิ่งสูงขึ้น กระบวนการจัดการองค์กรโดยรวมก็จะดีขึ้น

คำนี้ปรากฏในวรรณคดีช่วงต้นทศวรรษที่ 1920 จากนั้นเชื่อว่าเวิร์กโฟลว์เป็นองค์กรของงานที่มุ่งสร้างเครื่องมือของรัฐอย่างมีเหตุผลโดยรวมการกระจายความรับผิดชอบระหว่างนักแสดงและบริการต่างๆ ในปี พ.ศ. 2474 สถาบันเทคโนโลยีการจัดการได้พยายามครั้งแรกในการควบคุมหลักการสม่ำเสมอขององค์กรที่ทำงานในสำนักงาน กฎถูกกำหนดขึ้นตามการยอมรับและการส่งมอบเอกสาร กฎสำหรับการดำเนินการ และระเบียบการลงนามควรดำเนินการ ขั้นตอนต่อไปของการพัฒนาเศรษฐกิจได้รับกฎระเบียบทางกฎหมายของแนวคิดเช่นงานในสำนักงานซึ่งเน้นที่การปฏิบัติงานด้านเทคนิคส่วนบุคคลเป็นหลัก กฎหมายเหล่านี้ไม่ได้กล่าวถึงโปรแกรมการจัดการเอกสาร แม้ว่าที่จริงแล้ว ทั้งหมดนี้มีขึ้นเพื่อจัดระเบียบการเคลื่อนย้ายเอกสาร เริ่มตั้งแต่ปี 1974 เอกสารหลักได้รับการลงนามซึ่งควบคุมกระบวนการทั้งหมดของการจัดการเอกสาร ซึ่งยังคงมีผลบังคับใช้

กฎหมายฉบับนี้เรียกว่า "Unified State Records Management System" (USSD) ซึ่งเป็นย่อหน้าที่เกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบการเคลื่อนย้ายเอกสาร วิธีทางเทคโนโลยีในการประมวลผล และกฎการสมัคร คอลเลกชันนี้กำหนดกฎพื้นฐาน: "โฟลว์เอกสารคือการเคลื่อนย้ายการดำเนินงานของเอกสารไปตามเส้นทางที่สั้นที่สุด รวมถึงเวลาขั้นต่ำและค่าแรง" การใช้กฎที่ได้รับอนุมัติในทางปฏิบัติเท่านั้นที่จะสามารถวางใจได้ในการปรับปรุงชีวิตของประชากรของประเทศ การเติบโตของเศรษฐกิจของรัฐ

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้ จำเป็นต้องมีผู้นำที่ฉลาด มีวินัย และมีความรับผิดชอบ ซึ่งการแนะนำเวิร์กโฟลว์ตาม USSD จะต้องเป็นเรื่องของเกียรติและมโนธรรม