บรรทัดฐานและกฎเกณฑ์พื้นฐานของมารยาททางธุรกิจของพนักงานออฟฟิศและข้าราชการ

2024 ผู้เขียน: Henry Conors | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-02-12 13:38

เมื่อคุณเริ่มทำงาน ในไม่ช้า คุณจะรู้ว่าความสามารถในการปฏิบัติตามกฎพื้นฐานของมารยาททางธุรกิจนั้นมีส่วนช่วยให้ประสบความสำเร็จอย่างมืออาชีพในทุกสาขา และมีมูลค่าสูงเท่ากับคุณภาพทางธุรกิจ มันจะช่วยให้คุณเข้ากับทีมได้อย่างง่ายดายและได้รับความน่าเชื่อถืออย่างรวดเร็วกับเพื่อนร่วมงานและผู้บริหาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณจัดการได้อย่างรวดเร็วเพื่อจับความแตกต่างระหว่างธุรกิจและมารยาททางโลก และเรียนรู้ที่จะเลือกแนวพฤติกรรมที่ถูกต้อง

มารยาททางธุรกิจขั้นพื้นฐาน

มารยาทที่ดีในสำนักงานหรือหน่วยงานราชการค่อนข้างแตกต่างจากภายนอกที่ถือว่าเหมาะสม (เป็นนิสัย)

• ถ้าหัวหน้าเป็นผู้ชาย ผู้หญิงไม่ควรคาดหวังให้เขาลุกขึ้นเมื่อเข้าออฟฟิศ แม้ว่าจะมีผู้ชายที่มีมารยาทดีในหมู่เจ้านายที่มีนิสัยเช่นนี้ทำให้สะท้อนถึงระดับการสะท้อนกลับและมักจะลุกขึ้นเมื่อมีผู้หญิงเข้ามาในห้อง นี่เป็นข้อยกเว้น และปล่อยให้เป็นเรื่องดี แต่น้ำเสียงที่ฆราวาสในที่ทำงานยังไม่เหมาะสม ในสำนักงาน,ในหน่วยงานของรัฐ เจ้านายชายจะเดินผ่านประตูก่อน และเมื่อคุณเดินทางไปทำธุรกิจ เขาจะขึ้นรถก่อน
• คำว่า "ขอบคุณ" และ "ได้โปรด" ในที่ทำงานเป็นที่ต้องการมากกว่าคำว่า "ชีวิตทางสังคม" ขอบคุณเพื่อนร่วมงานสำหรับสิ่งใดก็ตาม แม้แต่การบริการที่ไม่สำคัญที่สุด และอย่าลืม "คำวิเศษ" เมื่อคุณร้องขอหรือเพียงแค่ส่งคำสั่งจากหัวหน้าของคุณไปยังพนักงานคนหนึ่ง
• ยิ้มเสมอเมื่อคุณทักทายเพื่อนร่วมงานและตอบกลับด้วยรอยยิ้ม
• พูดคุยกับผู้คนด้วยน้ำเสียงที่สงบและเป็นมิตรและแสดงความสนใจโดยไม่คำนึงถึงเพศ
• ถ้าผู้ชายที่เดินนำหน้าคุณไปที่ประตูมีเอกสารเยอะ ให้แซงเปิดประตูแล้วปล่อยให้เขาผ่านไป ความช่วยเหลือในสำนักงานควรเป็นสิ่งที่สะดวกและสะดวกกว่าเสมออย่างไรก็ตามในความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการมีลำดับชั้นที่ชัดเจนที่คุณต้องรู้สึกและรักษาไว้ นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณควรอายต่อหน้าผู้บังคับบัญชาหรือแสดงความสนใจมากขึ้นในทุกคำพูด ไม่ แต่คุณควรให้เกียรติเขาหรือเธออย่างเหมาะสม

กฎมารยาททางธุรกิจที่ยอมรับอาจแตกต่างกันอย่างมากไม่เฉพาะในอุตสาหกรรมต่างๆ แต่ในแต่ละบริษัทด้วย อย่างไรก็ตาม มีกฎเกณฑ์ที่ต้องปฏิบัติตามทั้งพนักงานออฟฟิศและพนักงานของรัฐ ในหมู่พวกเขาคือการตรงต่อเวลาการปฏิบัติตามภาพลักษณ์ของ บริษัท ในเสื้อผ้าความสามารถในการเก็บความลับและความสามารถในการทิ้งปัญหาส่วนตัวไว้นอกที่ทำงาน มาพูดถึงกฎแต่ละข้อโดยละเอียดกันดีกว่า

ต้องทำทุกอย่างให้ตรงเวลา

กฎมารยาททางธุรกิจในสำนักงาน หน่วยงานของรัฐ กำหนดให้คุณต้องมาทำงานตรงเวลาเสมอ ทำงานทั้งหมดให้เสร็จตรงเวลา ความล่าช้า ความล่าช้าในการทำงานที่ต้องส่งตรงเวลาที่กำหนดนั้นไม่เป็นที่ยอมรับ

อย่าพลาดการประชุมทางธุรกิจ มาหาพวกเขาตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อไม่ให้กระทบต่อชื่อเสียงของบริษัท ไม่ใช่แค่ของคุณเอง หากท่านจำเป็นต้องมาสาย ให้เตือนล่วงหน้า เจ้าหน้าที่ควรทราบว่าท่านอยู่ที่ไหน พึงระลึกว่าการปฏิบัติตามความถูกต้อง ความตรงต่อเวลาในทุกเรื่องเป็นกฎเกณฑ์มารยาททางธุรกิจที่ขาดไม่ได้สำหรับข้าราชการและพนักงานออฟฟิศ ตลอดจนการแสดงความเคารพผู้อื่น ซึ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับผู้มีการศึกษาทุกคน

แต่งกายให้เหมาะสมไปราชการหรือราชการ

ต้องปฏิบัติตามระเบียบการแต่งกายของธุรกิจปกติ

• รูปลักษณ์ของพนักงานควรสอดคล้องกับภาพลักษณ์ของบริษัท สร้างความประทับใจ และเมื่อคุณทำงานในหน่วยงานของรัฐ สิ่งนี้สำคัญยิ่งกว่า
• ผู้หญิงต้องนุ่งกระโปรงและเดรสยาวไม่เกินเข่า อนุญาตให้ใส่ชุดกางเกงขายาวได้ ไม่อนุญาตให้สวมเสื้อผ้าที่มีสีสันสดใสฉูดฉาดด้วยเลื่อม พลอยเทียม และเสื้อผ้ารัดรูปเพื่อทำงานในสำนักงาน
• ผู้ชายควรสวมชุดทำงาน สวมสูท กางเกงขายาว เสื้อเชิ้ต มีหรือไม่มีเนคไท ไม่ควรใส่กางเกงยีนส์และเสื้อสเวตเตอร์จากตู้เสื้อผ้าที่ทำงาน
• ใส่ทำงานก็ได้เครื่องประดับเจียมเนื้อเจียมตัวที่เข้ากับชุด รวมทั้งรายละเอียดอื่นๆ ของเครื่องแต่งกาย

นโยบายความเป็นส่วนตัว

คุณต้องสามารถเก็บความลับของบริษัท การทำธุรกรรมใดๆ โดยไม่ต้องขยายหัวข้อนี้กับเพื่อนร่วมงานหรือกับคนที่คุณรัก ห้ามอ่านจดหมายสำหรับบุคคลอื่น ส่งข้อความทั้งหมดเป็นการส่วนตัว โดยปราศจากคนกลางและบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต หากคุณต้องการส่งแฟกซ์ ให้โทรหาผู้รับล่วงหน้าเพื่อให้เขาอยู่ใกล้ๆ และรับเอกสารหรือจดหมายเป็นการส่วนตัว อย่าเอาชีวิตส่วนตัวไปปะปนกับงาน อย่าพูดถึงปัญหาในชีวิต แสวงหาการปลอบโยน หรือขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงาน ในสำนักงาน การรักษาความสงบและอารมณ์ดีเป็นสิ่งสำคัญโดยไม่คำนึงถึงอารมณ์ที่ไม่ดี กฎมารยาททางธุรกิจเหล่านี้สำหรับข้าราชการและพนักงานออฟฟิศต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด

คุณกับเจ้านาย

กฎของมารยาททางธุรกิจสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชาบ่งบอกถึงการอุทธรณ์ที่ไม่คุ้นเคยสำหรับผู้จัดการจากระยะไกล แม้ว่าเจ้านาย (เจ้านาย) จะเป็นผู้หญิงหรือชายหนุ่มที่แก่กว่าคุณเพียงเล็กน้อย แต่ก็ควรค่าแก่การพูดว่า "คุณ" หากคุณอยู่ในสำนักงานของผู้จัดการ และหุ้นส่วนทางธุรกิจหรือเจ้านายคนอื่นๆ เข้ามา ไม่ว่าคุณจะอยู่หรือออกไป เขาต้องตัดสินใจว่าเขาขอให้คุณออกไปหรือไม่ ไม่มีเหตุผลใดที่คุณจะรู้สึกละเลย หากเจ้านายของคุณเคยดูถูกคุณต่อหน้าคนแปลกหน้า อย่าตอบโต้ด้วยความเมตตา หากคุณอารมณ์เสีย อย่ากระโดดออกจากสำนักงาน พยายามออกไปอย่างสงบและหาที่ที่เงียบสงบซึ่งคุณสามารถสงบสติอารมณ์ได้ ไม่อภิปรายสิ่งที่เกิดขึ้นกับเพื่อนร่วมงาน คุณสามารถจัดการเรื่องต่างๆ กับผู้จัดการในช่วงนอกเวลางาน รับฟังความปรารถนาของเขาอย่างใจเย็น และแสดงข้อร้องเรียนของคุณ ยิ่งเจ้านายสูงเท่าไหร่ บทบาทของคุณก็จะยิ่งยากขึ้น และในบางสถานการณ์ สิ่งสำคัญคือต้องจำกฎของมารยาททางธุรกิจ หากจำเป็นต้องพาบุคคลที่ได้รับความเคารพเป็นพิเศษไปตามทางเดินของสถาบัน คุณต้องเปิดประตูเพื่อให้แขกคนสำคัญผ่านเข้าไป จากนั้นจึงเดินไปข้างๆ เขา โดยเดินช้ากว่าเพียงหนึ่งในสี่ของก้าว หากทางเดินแยก คุณจะต้องระบุทิศทางด้วยท่าทางที่สง่างาม ถ้าทางเดินมีลมแรง คุณสามารถพูดว่า "ให้ฉันเดินกับคุณ" แล้วเดินต่อไปอย่างกล้าหาญ

คำไม่กี่คำเกี่ยวกับมารยาทที่ไม่ดี

มีบรรทัดฐานและกฎของมารยาททางธุรกิจที่ไม่ชัดเจนสำหรับพนักงานทุกคน: อย่าอ่านจดหมายของคนอื่น พูดด้วยความยับยั้งชั่งใจและสุภาพ เป็นมิตรกับเพื่อนร่วมงาน และรักษาระยะห่างจากผู้บังคับบัญชา แต่บางครั้งในที่ทำงานก็มีข้อยกเว้นสำหรับกฎเหล่านี้ เช่น เมื่อคุณจำเป็นต้องค้นหาเอกสารที่โต๊ะทำงานของพนักงานคนอื่นที่ไม่อยู่ที่นั่น พฤติกรรมทั่วไปในการบริการและในสำนักงานควรมีความสง่างามด้วยมารยาทที่ไร้ที่ติ คุณต้องคอยติดตามพฤติกรรม วิธีเดิน สื่อสาร นั่งอยู่เสมอ จำไว้ว่าเป็นการไม่สมควรที่จะสัมผัสจมูก หู ผม หรือส่วนอื่นๆ ของร่างกายในที่สาธารณะ

สิ่งที่ไม่ควรทำในที่ทำงาน:

• เคี้ยว กัดฟัน
• แทะปากกา ดินสอ กระดาษ หรือเล็บ
• แต่งหน้า ทำเล็บ ทาปากในที่ทำงาน - นี่คือกฎพื้นฐานมารยาททางธุรกิจสำหรับเลขา
• หาวโดยไม่ปิดปาก
• วางเท้าบนโต๊ะไขว้ขา

ต้องการทุกวัน:

• เก็บเสื้อผ้าสะอาด ผม ร่างกาย ใช้ยาดับกลิ่นแต่อย่าใช้น้ำหอม
• ถือผ้าเช็ดหน้าให้เรียบร้อย
• ดูแลสุขภาพฟันกันด้วยนะครับ

กฎและความปรารถนาเหล่านี้เป็นบรรทัดฐานที่ขาดไม่ได้ของมารยาท ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณกลายเป็นพนักงานที่ดีและมีค่า แต่ยังเป็นคนที่น่าพึงพอใจที่คุณต้องการติดต่อด้วย การปรากฏตัวเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการเคารพผู้อื่น

กฎมารยาทในการติดต่อกับเพื่อนร่วมงาน

เมื่อคุณเริ่มทำงานในสำนักงานและทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมงานเป็นครั้งแรก คุณจะเริ่มสร้างความสัมพันธ์ที่จะกำหนดบรรยากาศในทีมและผลลัพธ์ของการทำงานทั่วไป ปฏิบัติตนอย่างไรเพื่อเอาชนะใจตน เป็นมิตรกับทุกคน แต่อย่าพยายามเข้าใกล้คนๆ เดียวในทันที ให้เวลากับตัวเองเพื่อทำความรู้จักกับคนอื่นๆ ให้ดีขึ้น อย่าลังเลที่จะถามพนักงานเกี่ยวกับงาน แต่อย่าพูดคุยส่วนตัวกับพวกเขาในตอนแรก ไม่ต้องกังวลหากคุณไม่สามารถเข้าร่วมทีมได้ตั้งแต่วันแรก ไม่มีอะไรผิดปกติกับสิ่งนั้น ขอบคุณเพื่อนร่วมงานเสมอสำหรับความช่วยเหลือ และอย่าลืมว่าอย่าไปอยู่เหนือกฎมารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจ

ตัวอย่าง:

• อย่ารบกวนเพื่อนร่วมงานของคุณด้วยบทสนทนาและอย่ารบกวนการสนทนาของคนอื่น
• ไม่นินทาไม่ฟังนินทาไม่แอบฟังคนอื่นโทรศัพท์;
• อย่าคุยเรื่องสุขภาพและการทำงานของร่างกายกับเพื่อนร่วมงาน
• อย่าพยายามแสดงความคิดเห็นส่วนตัวของคุณในทุกโอกาส
• อย่าดุใครต่อหน้าคนแปลกหน้าแม้ว่าคุณจะพูดถูกถึงสามครั้งก็อารมณ์เสีย - ขอโทษทันที
• อย่าแสร้งทำเป็นว่ายุ่งกว่าคนอื่น บางครั้งคุณสามารถขอให้เพื่อนร่วมงานอย่างสุภาพไม่ให้ส่งเสียง แต่ทำอย่างสุภาพโดยไม่ต้องโทร
• อย่าเห็นแก่ตัว ด้วยความกระตือรือร้นอย่างเป็นทางการของคุณ พยายามอย่าทำร้ายเพื่อนร่วมงานของคุณเพื่อเอาเปรียบหรือประณามผู้บังคับบัญชาของคุณ

และกฎหลักของจรรยาบรรณทางธุรกิจทั้งสำหรับพนักงานออฟฟิศและเจ้าหน้าที่ของรัฐคือ: “คุณต้องสุภาพ มีไหวพริบ มีมารยาท และอดทนในการติดต่อกับเพื่อนร่วมงานและผู้บริหาร ไม่เคยเกี่ยวกับอารมณ์ของคุณ”

มารยาทในการโทรศัพท์สำหรับเลขา

ความประทับใจแรกพบของบริษัทมักจะเกิดขึ้นทางโทรศัพท์ และความประทับใจแรกที่ไม่ดีนั้นยากที่จะกำจัด บ่อยครั้ง เมื่อโทรหาบริษัทเพื่อทำธุรกิจ คุณสามารถพบคำตอบที่ไม่เกี่ยวข้องกับมารยาททางธุรกิจหรือกฎเกณฑ์ง่ายๆ เกี่ยวกับความสุภาพ พนักงานบางคนรับโทรศัพท์ในสำนักงานราวกับว่ากำลังให้ความช่วยเหลือ คนอื่นๆ ไม่คิดว่าจำเป็นต้องตั้งชื่อบริษัทหรือแผนก และทุกคนรู้ดีว่าคุยโทรศัพท์สนุกแค่ไหน หลังจากนั้นกับคนมารยาทดีที่ตอบเร็ว เป็นกันเอง และแสดงความเต็มใจที่จะช่วยเหลือ

เลขานุการมักจะรับสายโทรศัพท์ แต่ไม่ใช่แค่เขาเท่านั้น แต่พนักงานทุกคนควรทราบกฎพื้นฐานของมารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อสื่อสารทางโทรศัพท์

• อย่าให้คนรอรับสาย รับสายทันที ถ้าคุยไม่ได้ให้โทรกลับ อย่าให้คนโทรมารอ และการเสียบเพลงเข้าแถวก็ถือว่าเสียมารยาท
• ทันทีที่คุณรับโทรศัพท์ ทักทาย ตั้งชื่อบริษัทของคุณและแนะนำตัวเอง หากคุณทำงานในสถาบันขนาดใหญ่ คุณต้องตั้งชื่อแผนกเฉพาะเพื่อช่วยให้ผู้โทรหาทางได้
• เมื่อมีคนขอโทรศัพท์ ให้รับข้อความสำหรับพวกเขาหรือเสนอให้โทรกลับในภายหลัง
• ระหว่างการสนทนา จงควบคุมตัวเองและประพฤติตนอย่างถูกต้องแม้กับลูกค้าที่เฉลียวฉลาดที่สุด ถ้าคนนอกใจก็ช่วยใจเย็นๆ แต่ถ้าโดนด่าก็แค่วางสาย
• ดูคำพูดของคุณและเลือกคำพูดของคุณ จำไว้ว่าศัพท์แสงในการสื่อสารทางธุรกิจนั้นไม่เหมาะสมอย่างยิ่ง อย่าพูดว่า "ใช่" หรือ "โอเค" เพียงแค่พูดว่า "ใช่" "โอเค" หรือ "แน่นอน"
• ถือโทรศัพท์ไว้ในมือ อย่าให้อยู่ระหว่างไหล่และคาง พูดใส่ไมโครโฟนให้ชัดเจนและอย่าผ่าน และอย่าพูดจนเต็มปาก
• เมื่อคุณโทรมาทักทายและระบุตัวตนของคุณและบริษัทที่คุณเป็นตัวแทนทันที สุภาพ สั้น และตรงประเด็น

มารยาททางธุรกิจในการติดต่อกับผู้เข้าชม

ข้าราชการและพนักงานออฟฟิศพนักงานมักจะรับลูกค้าในสำนักงาน มารยาทที่ดีมีความสำคัญอย่างยิ่งที่นี่ คนชอบจัดการกับคนที่แสดงความเคารพ ต้องปฏิบัติตามกฎของมารยาทในการสื่อสารทางธุรกิจและพฤติกรรมในทุกสิ่ง ทั้งในการพบปะผู้มาเยี่ยมที่ประตู ช่วยเขาเปลื้องผ้า และไม่ให้เขารอ หากคุณยังคงต้องรอ โปรดขอโทษ แม้ว่าความผิดสำหรับความล่าช้านี้ไม่ใช่ของคุณ ให้เสนอชาหรือกาแฟให้เขา ทักทายผู้คนด้วยรอยยิ้มที่เป็นมิตร พยายามติดต่ออย่างไม่เป็นทางการ แต่อย่านินทาอะไร ในการสนทนา ให้รักษาระยะห่าง แต่พูดให้ถูก สุภาพ และอดทน พาผู้มาเยี่ยมไปที่ประตูสำนักงานราวกับว่าพวกเขาเป็นแขกของคุณ

เสียงดีในจดหมายธุรกิจ

กฎของมารยาทในการติดต่อทางธุรกิจส่งผลต่อทั้งรูปลักษณ์และเนื้อหา เนื้อหาของจดหมายเอง ก่อนเขียน คุณต้องจัดทำแผนที่จะช่วยให้คุณระบุสาระสำคัญของเรื่องได้กระชับและชัดเจน ในขณะเดียวกัน สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงกฎบังคับหลายประการสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ

1. ตัวอักษรต้องเขียนให้ถูกต้องทั้งรูปแบบ การสะกด และเครื่องหมายวรรคตอน
2. ปกติจะพิมพ์ข้อความทางการ นี่เป็นการแสดงความเคารพต่อผู้รับสาย
3. ตามกฎของมารยาท ไม่ควรไม่มีตัวอักษรใด ๆ ยกเว้นคำขอบคุณ ยกเว้นคำขอบคุณ
4. จดหมายต้องอยู่ในรูปแบบที่เรียบร้อย เป็นธรรมเนียมที่จะต้องเขียนจดหมายธุรกิจด้วยกระดาษ A-4 สีขาวเท่านั้น
5. ลงวันที่จดหมายของคุณที่ด้านล่างซ้ายเสมอและทิ้งลายเซ็นส่วนตัว นามสกุล และชื่อย่อ
6. เมื่อพูด เป็นเรื่องปกติที่จะใช้คำว่า "ที่รัก" และเมื่อใช้สรรพนามส่วนตัว "คุณ" ให้ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่

สรุป

ความสมบูรณ์แบบเกิดขึ้นได้จากความขยันหมั่นเพียรและการทำซ้ำ มุ่งมั่นสู่ความเป็นเลิศในทุกสิ่งประกาศกฎจรรยาบรรณทางธุรกิจ - ในลักษณะของการถือครองในลักษณะของการพูดและการเคลื่อนไหว แต่อย่าหยุดเพียงการแสดงมารยาทภายนอกเท่านั้นแก้ไขข้อบกพร่องของตัวละครของคุณเองให้ใส่ใจ ต่อเพื่อนร่วมงาน เรียนรู้ความอดทนและความอดทน ปฏิบัติต่อตนเองและปฏิบัติต่อผู้อื่นด้วยความเคารพเท่าเทียมกัน ถ้าคุณขยันทำงาน ไม่นานคุณจะสังเกตเห็นผลลัพธ์ที่จะเปลี่ยนชีวิตคุณ