โปรโตคอลคำติดปากทุกคน พนักงานออฟฟิศมักได้ยินเรื่องนี้ระหว่างการประชุม เจ้าหน้าที่ตำรวจใช้ในกิจกรรมทางวิชาชีพ ประมุขแห่งรัฐและนักการทูตถูกบังคับให้ปฏิบัติตามกฎที่เขากำหนด โปรโตคอลคืออะไร? เราจะหาคำตอบด้านล่าง
ความหมายของโปรโตคอล
เหมือนคำอื่นๆ คำนี้มีหลายความหมาย ทุกอย่างขึ้นอยู่กับสาขาของกิจกรรมที่ใช้แนวคิดที่ต้องการ มาดูสถานการณ์ทั่วไปเมื่อเป็นเรื่องปกติที่จะพูดถึงโปรโตคอลกัน
เมื่อพูดถึงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ โปรโตคอลคือเอกสารที่อธิบายเหตุการณ์ที่กำลังเกิดขึ้น (การประชุม การประชุม คณะกรรมการบริษัท ฯลฯ)
เราได้กล่าวไปแล้วข้างต้นเกี่ยวกับตำรวจ ซึ่งมักจะร่างเอกสารที่คล้ายกัน ในกรณีนี้ การก่อตั้งข้อเท็จจริงของอาชญากรรมหรือความผิดเป็นนัย
ในรูปแบบสากล โปรโตคอลคือชุดของกฎเกณฑ์ที่ควรปฏิบัติตามในระหว่างการประชุมอย่างเป็นทางการระหว่างเจ้าหน้าที่ของรัฐและบุคคลทางการทูต ตัวอย่างเช่น มีระเบียบการประชุมของหัวหน้ารัฐหรือเข้าพบประธานาธิบดี
อย่างไรก็ตาม ในบทความนี้ เราจะเน้นที่แนวคิดของโปรโตคอลทางธุรกิจ
นาทีการประชุม
การประชุมทางธุรกิจเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการทั้งหมดในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ พวกเขาสามารถเกิดขึ้นอย่างเป็นทางการโดยคำนึงถึงเวลาที่กำหนดและในสำนักงานเท่านั้น วันที่ทำธุรกิจที่ไม่เป็นทางการก็เป็นที่นิยมเช่นกัน ในกรณีที่สอง คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องยืนยันโปรโตคอลของการสนทนา หากการประชุมเป็นทางการจะต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษรตามกฎทั้งหมด
เลขานุการหรือบุคคลอื่นที่มีอำนาจดังกล่าวเป็นผู้จัดเก็บรายงานการประชุม เพื่อให้ทันกับกระแสของการสนทนา พยายามหารายการปัญหาคร่าวๆ ที่จะอภิปรายในที่ประชุม นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ที่จะมีเครื่องบันทึกเสียงเพื่อไม่ให้พลาดรายละเอียดเพราะโปรโตคอลเป็นคำอธิบายโดยละเอียดของกิจกรรมทางธุรกิจ
ควรบันทึกชื่อผู้ที่อยู่และไม่อยู่ด้วย สำหรับตัวคุณเอง คุณสามารถจดบันทึกตำแหน่งของทุกคนที่มาประชุมเพื่อระบุการประพันธ์คำบางคำได้โดยไม่มีข้อผิดพลาด
ในตอนเริ่มต้นของการประชุมแต่ละครั้ง ลำดับของการพิจารณาคำถามจะถูกตัดสิน อย่าลืมเขียนเป็นคำต่อคำ
หากมีการลงคะแนนในที่ประชุม ให้ระบุผลลัพธ์ (จำนวนผู้ที่โหวต "สำหรับ" และจำนวนผู้ที่โหวต "ไม่เห็นด้วย") ในกรณีที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนน้อย คุณยังมีโอกาสทำเครื่องหมายชื่อและนามสกุลของผู้ลงคะแนนทุกคนด้วย
อย่ารอช้ายื่นโปรโตคอลที่แผ่นหลังเพราะในช่วงเวลานี้คุณสามารถลืมรายละเอียดของการประชุมได้
นาทีการเจรจา
การเจรจาแตกต่างจากการประชุมทางธุรกิจทั่วไปโดยปกติพวกเขาจะพูดคุยกันในประเด็นหนึ่งหรือสองประเด็นที่มีบทบาทสำคัญในทั้งสองฝ่าย ในกรณีนี้ โปรโตคอลเป็นโอกาสในการบันทึกความแตกต่างทั้งหมดของการสนทนาและข้อกำหนดของฝ่ายต่างๆ ปัญหาที่อยู่ระหว่างการพิจารณาไม่ได้รับการแก้ไขในทันทีหลังจากการเจรจาครั้งแรก ดังนั้นกรรมการหรือพนักงานคนอื่นๆ จึงต้องการเวลาและข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับการประชุม
โปรโตคอลการเจรจาถูกร่างขึ้นตามหลักการเดียวกันกับเอกสารทางธุรกิจใดๆ
จำเป็นต้องระบุวันที่ของกิจกรรมที่อธิบายไว้ หมายเลขเอกสาร และเวอร์ชันเต็มของชื่อเรื่อง ตามด้วยบทนำซึ่งจำเป็นต้องระบุรายการของที่มีอยู่และประเด็นหลักสำหรับการอภิปราย
ในส่วนหลัก ข้อมูลมักจะแบ่งออกเป็นสามส่วน: “ฟัง”, “พูด”, “ตัดสินใจ” ในเวอร์ชันเต็มของโปรโตคอล คำพูดของผู้พูดทั้งหมดจะถูกยกมาเป็นคำต่อคำ ในบางกรณี จะมีการแยกส่วนแยกจากโปรโตคอลด้วย โดยทำซ้ำบางส่วน