โปรโตคอลเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการหรือไม่?

2024 ผู้เขียน: Henry Conors | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-02-12 13:40

โปรโตคอลคำติดปากทุกคน พนักงานออฟฟิศมักได้ยินเรื่องนี้ระหว่างการประชุม เจ้าหน้าที่ตำรวจใช้ในกิจกรรมทางวิชาชีพ ประมุขแห่งรัฐและนักการทูตถูกบังคับให้ปฏิบัติตามกฎที่เขากำหนด โปรโตคอลคืออะไร? เราจะหาคำตอบด้านล่าง

ความหมายของโปรโตคอล

เหมือนคำอื่นๆ คำนี้มีหลายความหมาย ทุกอย่างขึ้นอยู่กับสาขาของกิจกรรมที่ใช้แนวคิดที่ต้องการ มาดูสถานการณ์ทั่วไปเมื่อเป็นเรื่องปกติที่จะพูดถึงโปรโตคอลกัน

เมื่อพูดถึงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ โปรโตคอลคือเอกสารที่อธิบายเหตุการณ์ที่กำลังเกิดขึ้น (การประชุม การประชุม คณะกรรมการบริษัท ฯลฯ)

เราได้กล่าวไปแล้วข้างต้นเกี่ยวกับตำรวจ ซึ่งมักจะร่างเอกสารที่คล้ายกัน ในกรณีนี้ การก่อตั้งข้อเท็จจริงของอาชญากรรมหรือความผิดเป็นนัย

ในรูปแบบสากล โปรโตคอลคือชุดของกฎเกณฑ์ที่ควรปฏิบัติตามในระหว่างการประชุมอย่างเป็นทางการระหว่างเจ้าหน้าที่ของรัฐและบุคคลทางการทูต ตัวอย่างเช่น มีระเบียบการประชุมของหัวหน้ารัฐหรือเข้าพบประธานาธิบดี

อย่างไรก็ตาม ในบทความนี้ เราจะเน้นที่แนวคิดของโปรโตคอลทางธุรกิจ

นาทีการประชุม

การประชุมทางธุรกิจเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการทั้งหมดในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ พวกเขาสามารถเกิดขึ้นอย่างเป็นทางการโดยคำนึงถึงเวลาที่กำหนดและในสำนักงานเท่านั้น วันที่ทำธุรกิจที่ไม่เป็นทางการก็เป็นที่นิยมเช่นกัน ในกรณีที่สอง คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องยืนยันโปรโตคอลของการสนทนา หากการประชุมเป็นทางการจะต้องทำเป็นลายลักษณ์อักษรตามกฎทั้งหมด

เลขานุการหรือบุคคลอื่นที่มีอำนาจดังกล่าวเป็นผู้จัดเก็บรายงานการประชุม เพื่อให้ทันกับกระแสของการสนทนา พยายามหารายการปัญหาคร่าวๆ ที่จะอภิปรายในที่ประชุม นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ที่จะมีเครื่องบันทึกเสียงเพื่อไม่ให้พลาดรายละเอียดเพราะโปรโตคอลเป็นคำอธิบายโดยละเอียดของกิจกรรมทางธุรกิจ

ควรบันทึกชื่อผู้ที่อยู่และไม่อยู่ด้วย สำหรับตัวคุณเอง คุณสามารถจดบันทึกตำแหน่งของทุกคนที่มาประชุมเพื่อระบุการประพันธ์คำบางคำได้โดยไม่มีข้อผิดพลาด

ในตอนเริ่มต้นของการประชุมแต่ละครั้ง ลำดับของการพิจารณาคำถามจะถูกตัดสิน อย่าลืมเขียนเป็นคำต่อคำ

หากมีการลงคะแนนในที่ประชุม ให้ระบุผลลัพธ์ (จำนวนผู้ที่โหวต "สำหรับ" และจำนวนผู้ที่โหวต "ไม่เห็นด้วย") ในกรณีที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนน้อย คุณยังมีโอกาสทำเครื่องหมายชื่อและนามสกุลของผู้ลงคะแนนทุกคนด้วย

อย่ารอช้ายื่นโปรโตคอลที่แผ่นหลังเพราะในช่วงเวลานี้คุณสามารถลืมรายละเอียดของการประชุมได้

นาทีการเจรจา

การเจรจาแตกต่างจากการประชุมทางธุรกิจทั่วไปโดยปกติพวกเขาจะพูดคุยกันในประเด็นหนึ่งหรือสองประเด็นที่มีบทบาทสำคัญในทั้งสองฝ่าย ในกรณีนี้ โปรโตคอลเป็นโอกาสในการบันทึกความแตกต่างทั้งหมดของการสนทนาและข้อกำหนดของฝ่ายต่างๆ ปัญหาที่อยู่ระหว่างการพิจารณาไม่ได้รับการแก้ไขในทันทีหลังจากการเจรจาครั้งแรก ดังนั้นกรรมการหรือพนักงานคนอื่นๆ จึงต้องการเวลาและข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับการประชุม

โปรโตคอลการเจรจาถูกร่างขึ้นตามหลักการเดียวกันกับเอกสารทางธุรกิจใดๆ

จำเป็นต้องระบุวันที่ของกิจกรรมที่อธิบายไว้ หมายเลขเอกสาร และเวอร์ชันเต็มของชื่อเรื่อง ตามด้วยบทนำซึ่งจำเป็นต้องระบุรายการของที่มีอยู่และประเด็นหลักสำหรับการอภิปราย

ในส่วนหลัก ข้อมูลมักจะแบ่งออกเป็นสามส่วน: “ฟัง”, “พูด”, “ตัดสินใจ” ในเวอร์ชันเต็มของโปรโตคอล คำพูดของผู้พูดทั้งหมดจะถูกยกมาเป็นคำต่อคำ ในบางกรณี จะมีการแยกส่วนแยกจากโปรโตคอลด้วย โดยทำซ้ำบางส่วน