จดหมายขอคือข้อความทางอารมณ์ที่ต้องมีการตอบสนองที่บังคับ

2024 ผู้เขียน: Henry Conors | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-02-12 13:39

ไม่ว่าคุณจะชอบหรือไม่ ไม่มีกิจกรรมใดที่เป็นไปไม่ได้โดยไม่ต้องขอความช่วยเหลือและความช่วยเหลือ ไม่ว่าคุณจะทำงานให้กับบริษัทขนาดเล็กหรือใหญ่ คุณจะต้องมีปฏิสัมพันธ์กับผู้บริหารและพนักงานขององค์กรอื่นๆ เพื่อนร่วมงานหรือนายจ้าง คู่ค้า และลูกค้าของคุณ ในเวลาเดียวกัน คุณทำธุรกิจและโต้ตอบส่วนตัว โดยมักใช้อีเมล

แน่นอน จดหมายขอจะเขียนก็ต่อเมื่อมีเหตุผลที่ดีในเรื่องนี้: ข้อมูล เอกสาร ความช่วยเหลือด้านวัสดุ การดำเนินการใดๆ ที่จำเป็น ดังนั้นข้อความจึงต้องมีความเหมาะสม เขาต้องถ่ายทอดแก่นแท้ของปัญหาและวิธีแก้ปัญหา ความปรารถนาหรือข้อกำหนดให้ชัดเจน เป็นเรื่องที่ยอมรับไม่ได้ที่จะระบายอารมณ์ออกมาในจดหมายเหล่านี้ พวกเขาควรถูกจำกัด แม้ว่าคนที่อยู่ใกล้ที่สุดจะอ่านมัน ไม่ต้องพูดถึงการติดต่อทางธุรกิจ เป็นเรื่องตลก แต่นักข่าวส่วนใหญ่ที่ไม่ได้ศึกษากฎของมารยาทในช่วงเวลาที่ทำผิดพลาดนี้และเขียนข้อความว่า "อุกอาจ! เราขอ! อย่างเคร่งครัด!" ดังนั้นบ่อยครั้งที่จดหมายขอเกินอารมณ์ดังกล่าวไม่ได้รับการตอบสนองที่คาดหวัง แต่คนรับก็เพิกเฉย

เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน ให้ถามคำถามสำคัญ: “มีไว้เพื่ออะไร”, “คุณต้องได้ผลลัพธ์อย่างไร” หลังจากนั้นจะง่ายต่อการกำหนดวลีหลักเช่น: "ฉันขอให้คุณสนับสนุนโครงการ … ", "ฉันเชื่อมั่นในการมีส่วนร่วมของคุณ … " จดหมายขอหนึ่งฉบับอาจมีคำร้องหรือข้อเสนอหลายฉบับที่ ครั้งเดียว จากนั้นรวมคำที่เกี่ยวข้องเช่น: เราหวังว่า…”, “ด้วยสิ่งนี้…”, “ในขณะเดียวกันเราขอความช่วยเหลือใน…”.

ไม่ว่าในกรณีใดคุณจะเพิกเฉยต่อกฎมารยาทเบื้องต้นได้ ไม่ว่านี่จะเป็นจดหมายส่วนตัวหรือจดหมายธุรกิจ คำขอต้องระบุอย่างถูกต้อง และไม่ว่าคุณจะชอบหรือไม่ชอบผู้รับมากแค่ไหน อย่าลืมว่าสิ่งที่เขียนด้วยปากกา (บนแป้นพิมพ์) นั้นไม่สามารถตัดด้วยขวานได้ นอกจากนี้ ข้อความใดๆ ก็ตามสามารถอ่านได้ไม่เฉพาะผู้รับเท่านั้น แต่ยังอ่านโดยเพื่อนร่วมงาน ญาติ เพื่อนฝูงด้วย ทำไมต้องอายตัวเองและคนอื่น

ในกฎของมารยาท เช่นเดียวกับกฎของการติดต่อทางธุรกิจ มันสำคัญมากที่จะต้องสามารถทักทายคู่สนทนาได้ แม้จะทำงานเป็นผู้ขายในแผงขายของ แต่การปล่อยให้ใครบางคนไม่มีองค์ประกอบสำคัญของหอพักนี้เป็นเรื่องที่ยอมรับไม่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการขอความช่วยเหลือจากใครก็ตาม ดังนั้น จดหมายขอแต่ละฉบับควรเริ่มต้นด้วยคำทักทายที่กระชับและให้เกียรติ และปิดท้ายด้วยความปรารถนาดีและการอำลาอย่างสุภาพ หลังจากอ่านแล้วผู้รับแม้ว่าเขาจะไม่รู้จักคุณเป็นการส่วนตัว แต่จะเข้าใจว่าเขาไม่ได้ติดต่อกับคนตีโพยตีพาย แต่เป็นคนที่ควบคุมตัวเอง

ลองนึกภาพสั้นๆ ว่าจดหมายขอควรมีโครงสร้างอย่างไร? ตัวอย่าง: การทักทาย คำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับสถานการณ์ แก่นแท้ของคำถามและคำร้อง การแสดงความหวังเพื่อขอความช่วยเหลือ การอำลาอย่างสุภาพ

ในชีวิตของเรา ทุกๆ วัน ด้วยการกระทำและการกระทำของคุณ คุณสร้างชื่อเสียงให้ตัวเองโดยสมัครใจหรือไม่ตั้งใจ จดหมายที่คุณเขียนเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการชีวิตนี้